jueves, 26 de julio de 2012

Tecnología de la Información - Tecnología en la Contabilidad


TECNOLOGÍA

     La tecnología de la información, que implica innovaciones casi permanentes, debe asumirse como parte del contexto en permanente cambio para analizar  y diseñar sistemas de información contables capaces de explotar al máximo sus posibilidades.

Tecnología de la información (TI).

     La tecnología de la información ha transformado el rol del contador público. Este  no sólo utiliza la información del sistema, sino que tiene un lugar importante en el  control, evaluación y diseño de los sistemas.
La temática a tratar incluye:

  • Evaluación de sistemas aplicables a los negocios y la contabilidad.
  • Aplicaciones a los negocios y la contabilidad.
  • Herramientas de Internet, conocimientos para acceder y recuperar información de las  bases de datos, manejo de programas y de planillas de cálculo.

     Los conocimientos  sobre tecnología de información pueden adquirirse de diversas formas, a través de cursos separados o integrados con materias de administración y contabilidad. También puede adquirirse a través de la aplicación en la resolución de casos prácticos.


Las características de las nuevas tecnologías
    
    Una característica importante de estas tecnologías es su aplicación al manejo de la información y a la interacción entre las personas. En las viejas tecnologías, los usuarios tenían un papel pasivo, caso contrario al de estas tecnologías, en las cuales se posibilita que el usuario cree y envíe mensajes. En estas tecnologías resalta la importancia del manejo de la información, como se había mencionado anteriormente, de forma instantánea. Las corporaciones manejan grandes cantidades de datos y además deben disponer de éstos de forma instantánea y segura, La información circulante debe alcanzar la mayor cantidad de lugares, además de ser confiable y segura. Con las nuevas innovaciones se logran mayores logros en los procedimientos que en los resultados de los procesos. Sin embargo, los procedimientos dan como resultado productos de mayor calidad. Las nuevas tecnologías nos ofrecen una amplia gama de formas a través de las cuales nos podemos ponernos en contacto. Se diversifican los entornos de comunicación, con lo cual crean nuevas posibilidades de intercambio y desarrollan nuevas extensiones de la misma. Con las Nuevas Tecnologías se modifican las condiciones de dirigir. El director deja de ser el único encargado y no resulta necesario que se encuentre en el mismo lugar que sus trabajadores para que realicen sus actividades. Finalmente, las NT (Nuevas Tecnologías) permiten propiciar la retención de la información y la consulta de ésta mediante entornos interactivos y cómodos.

Impacto de la tecnología en la contabilidad

     El impacto que ha tenido la tecnología en el área de la contabilidad, está fuera de toda duda. Las tecnologías de información operan como motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de información.

     En la actualidad, la tecnología de información ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la implementación de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del área de información.

     Antes se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, todo era a lápiz y con muchos papeles de trabajo. Ahora, se ha eficientizado más el trabajo del contador y su rol ha pasado a ser de mayor importancia dentro de las empresas, tomando decisiones en base a la información financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de los sistemas de información.
  
     Siendo la contabilidad una de las primeras áreas en modernizarse, existe actualmente paqueterías contables muy desarrolladas sobre control de pagos, nóminas, cuentas por cobrar, etc. que han ayudado al contador a facilitar el trabajo que desempeña y el tiempo que antes tomaba para elaborar los estados financieros será el tiempo que tome actualmente para hacer análisis de los mismos y la toma de decisiones de la empresa.
    
     También, existen paquetes contables para realizar los cálculos de impuestos, IMPAC, ISR, IVA, etc. que han facilitado mucho al área fiscal, para así disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben de dar de acuerdo a las leyes fiscales.

Impacto de la tecnología en los sistemas de información contable

     Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico

     Si bien es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los procesos de recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la información contable, el problema sigue siendo cómo interpretar las necesidades de información de los distintos tipos de usuarios de manera de diseñar sistemas de información que, incorporando las nuevas tecnologías, mantengan la integridad de los datos y permitan asegurar un grado razonable de confiabilidad en los distintos niveles de fuente (origen), proceso, archivo y transferencia.

     La calidad de la información depende, en gran parte, de la confiabilidad de los datos de los que surge, de los procesos que la generan y de los modelos que se utilizan para exteriorizarla.

     Todos estos aspectos han sido considerados por la contabilidad, aunque es cierto que muchas veces, sobre todo en lo que se refiere a los informes para terceros ajenos al ente, el acento se ha puesto en los productos finales (estados financieros o contables) y se han mantenido modelos tradicionales de control que operaron en contra del desarrollo de sistemas eficientes.

     Así, resulta interesante el comentario de Fisher [1994] sobre el tema:

     Tradicionalmente, los contadores veían al mayor y después al centro de datos contables como el lugar para recoger datos para distribuir a todas las partes de la organización.  Para muchos, el modelo parecía un reloj de arena, con los datos en la parte de arriba filtrándose a la de abajo a través de un estrecho pasaje.  En el pasado, dicho estrecho pasaje tuvo una función crítica: los contadores se aseguraban de que los datos brutos fueran correctos y que se distribuyeran a un selecto grupo  decidido.  Sin embargo, a medida que las necesidades de información se volvieron más complejas y la recolección y distribución de datos en tiempo real se hizo posible, los gerentes necesitaron tanta información tan rápido que el estrecho pasaje se convirtió en un obstáculo para el proceso de toma de decisiones.

     El control para el diseño, administración y funcionamiento de los sistemas continúa siendo un factor insoslayable pero se hace necesario tomar en cuenta las obvias modificaciones que implica la tecnología, lo que necesariamente requiere una readecuación de los procedimientos para evaluar su confiabilidad.

     El desarrollo de sistemas de información contable adecuados para los distintos tipos de entes, que dentro de la terminología actualmente utilizada, pueden considerarse como una fuente esencial  de “ventajas competitivas” para las organizaciones, abarca en lo que se refiere a las tecnologías un análisis del tipo de ente, de sus objetivos y de los individuos que lo componen y la identificación de las necesidades organizacionales a los efectos de seleccionar el hardware y el software apropiados dentro de la amplia gama de posibilidades existentes de sistemas operativos,  bases de datos, aplicaciones específicas y sistemas para la comunicación.  En este sentido, no está de más señalar que existen diferentes tipos de productos para diferentes tipos de  dimensiones organizacionales, y no  resultan aplicables a las pequeñas y medianas empresas los productos desarrollados para las grandes organizaciones.

     En el siguiente cuadro tratamos de reseñar lo que consideramos el impacto tecnológico sobre los sistemas de información de los entes:


Recolección

Grandes cantidades de datos
Impacto de la tecnología sobre
Procesamiento
De datos
Mayor velocidad de procesos

Almacenamiento

Extraordinaria capacidad de almacenamiento
VENTAJA: AUMENTO DE VELOCIDAD Y CAPACIDAD Y REDUCCIÓN DE COSTOS
AMENAZA: INTEGRIDAD Y  SEGURIDAD EN ADMINISTRACIÓN DE DATOS


Posibilidad de recuperación

Desarrollo de herramientas de búsqueda
Impacto de la tecnología sobre
Posibilidad de manipulación por parte de distintos usuarios
De datos
Desarrollo de modelos alternativos

Transmisión comunicación distribución

Vías alternativas de distribución (hacia adentro y hacia fuera de las organizaciones)
VENTAJA: FLEXIBILIDAD EN ELABORACIÓN DE MODELOS ALTERNATIVOS OPORTUNIDAD EN COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN
AMENAZA: INTEGRIDAD Y SEGURIDAD EN COMUNICACIONES ACCESOS NO DESEADOS POR PARTE DE TERCEROS

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